AÖF Proje Yönetimi 1. Ünite Ders Notları

1. ÜNİTE- Proje ve Proje Yönetimine Giriş

PROJE NEDiR?

“Proje, benzersiz özgün bir ürün, hizmet veya sonuç üretmek amacıyla yürütülen geçici faaliyetler bütünü bir girişimdir.” projelerin sahip olması gereken temel nitelikler özetle aşağıdaki biçimde sıralanabilir:

      Her projenin sonucunda, benzersiz bir ürün, hizmet ya da sonuç ortaya çıkar.

      Projeler geçici bir süre içinde gerçekleştirildikleri için, her projenin bir başlangıcı ve bitişi vardır.

      Projelerin tanımlanmış bir bütçeleri ve hedefleri bulunur.

      Projeleri oluşturan faaliyetler tıpatıp aynı değildir.

SÜREKLi YAPILAN FAALiYETLER iLE PROJE ARASINDAKi FARKLAR

Bir hizmet, ürün ya da sonuç elde etmek için yapılan sürekli faaliyetlerle proje kavramları çoğu zaman karıştırılmakta ve aynı olarak değerlendirilmektedir. Oysa temelde bu iki kavram birbirlerinden oldukça farklıdır. Örneğin; bir boya fabrikasında üretilen standart bir boyanın tekrar tekrar aynı şartlar altında üretilmesi sürekli yapılan bir faaliyetken, aynı fabrikada daha önce üretilmemiş bir boyanın, üretim şartlarının belirlenmesi için, süreli ve belli bir bütçe dâhilinde bir defalık yapılan çalışma (faaliyetler bütünü) proje olarak değerlendirilmelidir

PROJELERiN SINIFLANDIRILMASI

Projelerin sınıflandırılmasında, projenin işletme için değerinin (yüksek, orta ve düşük gibi) yanısıra kullanılabilecek diğer özellikleri aşağıdaki biçimde sıralanabilir:

Ø  Karmaşıklık Derecesi: Projeler karmaşıklık derecelerine göre; Çok düşük, Düşük (işletme içinde tek bir birimce yapılabilen parçaları biraraya getirme, montaj projeleri vb.), Orta (Sistem projeleri) ve Yüksek (Dizin -array- projeleri) olmak üzere 4 grupta değerlendirilebilir.

Ø  Teknoloji Seviyesi: Projelerin gerektirdiği teknoloji seviyeleri; Pratik bilgi, mevcut teknolojinin en iyisi, ileri teknoloji ve yeni geliştirilecek ileri teknoloji ve buluşlar olmak üzere 4 sınıfta toplanabilir.

Ø  Risk Seviyesi: Projeler risk seviyelerine göre; çok düşük, düşük, orta ve yüksek seviyede riskli olarak 4 seviyeye ayrılabilir.

Ø  Proje süresi: Projeler proje sürelerine göre; kısa (3 aydan daha kısa), kısa-orta (3 aydan daha uzun 9 aydan daha kısa), orta-uzun (9 aydan daha uzun 18 aydan daha kısa) ve uzun (18 aydan daha uzun) olarak sınıflandırılabilir. Projeler A, B, C ve D olmak üzere 4 farklı tipte gruplandırılmaktadır.

A tipi projeler: Küçük ölçekli projelerdir ve projenin tanımlanmasına ve kapsamının belirlenmesine gerek vardır. Bu tip projelerde var olan süreçte, üründe ya da hizmette kısa süre içinde ufak çaplı değişimlerin elde edilmesi hedeflenir.

B tipi projeler: işletmelerde yaygın olarak kullanılan nispeten kısa süreli projelerdir. Bu projelerde genellikle mevcut, oturmuş, bilinen teknolojinin en iyisi kullanılır. Projelerin başlangıcında, proje kapsamlarında ufak açık noktalar bulunabilir ancak yine de bu projelerin risk seviyesi C ve D tipi projelere göre oldukça düşüktür.

C tipi projeler: A ve B tipi projelere göre daha uzun süreli ve karmaşık yapıya sahip projelerdir. Bu tip projeler ilgili alanda, yüksek teknolojilerin uygulanmasını ve denenmesini gerektirdiğinden, projelerin sonuçları her zaman önceden kestirilemeyebilir. Bu nedenle bu projeler yüksek bütçelidir ve genellikle risk seviyeleri de yüksektir

D tipi projeler: Gerçekleştirilmeleri en güç projelerdir. Buna rağmen, D tipi projeler işletmelere ya da insanlığa şimdiye kadar elde edilmemiş kazançlar ve yararlar sağlayacak niteliktedir

Proje Tipi	Karmaşıklık Derecesi	Teknoloji Seviyesi	Risk Seviyesi	Proje Süresi
A	Çok düşük	Pratik bilgi	Çok düşük	Kısa (3 aydan az)
B	Düşük	Mevcut teknolojinin en iyisi	Düşük	Kısa-Orta (3-9 ay)
C	Orta	Yüksek teknoloji	Orta	Orta-Uzun (9-18 ay)
D	Yüksek	Yeni geliştirilecek yüksek teknolojiler, buluşlar	Yüksek	Uzun (18 aydan uzun)

PROJE YÖNETiMi NEDiR?

Proje yönetimi, projenin hedeflerine ulaşması için gerekli ihtiyaçları karşılamak üzere ilgili tüm bilgi, beceri, araç ve tekniklerin proje faaliyetlerine uygulanmasıdır. Proje yönetimi projenin fikir aşamasından kapanış aşamasına kadar geçen tüm faaliyetleri kapsar.

PROJE YÖNETiMi iLE PROGRAM VE PORTFÖY YÖNETiMi ARASINDAKi FARKLAR

Program yönetimi, tek tek gerçekleştirildiğinde istenilen yeterli etkiyi sağlayamayacak, ancak birarada koordinasyon içinde yürütüldüklerinde etkin olabilecek projeler grubunun bir arada, yönetilmesidir. Portföy yönetimi ise işletmelerin belli stratejik hedeflerine ulaşmasını sağlamak üzere yürütülen programlar, projeler ve diğer faaliyetlerin yönetimi anlamını taşımaktadır. Bu açıdan değerlendirildiklerinde işletmelerde portföy yöneticileri program yöneticilerine, program yöneticileri de proje yöneticilerine göre daha geniş yetki ve sorumluluklara sahiptir.

PROJE YÖNETiMiNDE GÖZÖNÜNDE BULUNDURULMASI GEREKEN PARAMETRELER

Projelerin yazımı ve yürütülmesi sırasında gözönünde bulundurulması gereken projeye ilişkin parametreler;

      Kapsam projede neyin yapılıp neyin yapılmayacağını, böylelikle projenin sınırlarını belirleyen çerçevedir

      Kaliteiki türde incelenmelidir. Bunlardan birincisi projenin yürütülmesi sırasındaki proje yönetimine ait süreç kalitesiyken, ikincisiyse proje sonucunda ortaya çıkan ürün, hizmet ya da sonucun kalitesidir ki bu, projenin başarısını da gösteren önemli bir parametredir.

      Zaman parametresi içinde proje süresi, proje başlangıç ve bitiş tarihleri ele alınır. Zaman proje çıktısını kullanacak kurum içindeki bölüm ya da müşteri tarafından belirlenir.

      Kaynaklarprojede kullanılacak personel, ekipman, fiziksel mekanlar gibi tüm unsurları kapsamaktadır.

      Maliyet Proje için ne kadarlık bir harcamanın gerekli olduğunu belirtir

      Risktüm bu proje yönetim sürecinde yaşanabilecek zorlukları ve bunların projenin diğer kısıtları üzerindeki etkilerini ve buradan da projenin yürütülmesinde karşılaşılacak güçlükleri değerlendirmektir.

PROJE YÖNETiMiNDE SORULMASI GEREKEN KRiTiK SORULAR

Proje yönetiminde gözönünde bulundurulması gereken kısıtlar değerlendirildiğinde bir proje öncesinde sorulması gereken 4N1K şeklinde temel sorular aşağıdaki şekilde özetlenebilir:

Ne?

Bu soru grubunda;

“Projenin amacı nedir?”,

“Projeden beklentiler nelerdir?”,

“Projenin kapsamı ve boyutu nedir?”,

Neden?

Bu grup;

“Proje neden yapılmaktadır?”,

“Projenin getireceği kazançlar nelerdir?”,

“Projenin sonucunda seçeneklerin artması söz konusu mudur?”,

Kim?

“Projede kimler yer alacaktır?”,

“Proje paydaşları kimlerdir?”,

“Proje yöneticisi kimdir?”,

Nasıl ve Ne zaman?

Bu gruptaki sorularla proje faaliyet ve süreçlerinin nasıl, ne zaman gerçekleştirilecekleri belirlenir. Bu grupta;

“Hangi temel faaliyet ve süreçler hangi sırayla ve ne kadar sürede yapılacaktır?”,

“iş takvimi nedir?”,

PROJE YÖNETiMiNiN TEMEL iŞLEVLERi

Proje yönetiminin üç temel işlevi bulunmaktadır. Bu işlevler; projenin tanımlanması, projenin planlanması ve proje sürecinin kontrolüdür.

Projenin Tanımlanması

Projenin tanımlanması, projenin amaç ve hedeflerinin, kapsam, maliyet ve kalite kısıtlarının belirlendiği faaliyetleri içermektedir

Projenin Planlanması

Proje için tanımlanan hedeflere kapsam, maliyet, kalite, zaman, kaynaklar ve riskler gibi kısıtlar doğrultusunda nasıl ulaşılacağıyla ilgili ayrıntıların oluşturduğu faaliyetler, proje yönetiminin, projenin planlanmasındaki temel işlevini yerine getirmektedir

Proje Sürecinin Kontrolü

Projenin yürütülmesi sürecinde projenin planlandığı şekilde yürüyüp yürümediğinin denetlendiği, yürümediğinde bunun sebeplerinin tespit edilip, gerekli noktaların iyileştirilmesiyle ilgili tüm faaliyetler bu temel işlevi oluşturmaktadır.

PROJE PAYDAŞLARI

Projede gerçekleşecek faaliyetlerden ya da elde edilecek sonuçlardan etkilenecek kişiler, projeye kaynak (insan, mekân, zaman ve para) katkısında bulunacak kişi ve işletmeler projenin paydaşlarıdır. Proje yönetim ekibi, ilk olarak bu paydaşların kimler olduğunu belirlemeli, daha sonra her bir paydaşın projeden neler beklediğini, projeye nasıl katkıda bulunabileceklerini öğrenmelidir.

PROJE YAŞAM ÇEVRiMi

Proje yaşam çevrimi, projenin başlangıcından sonuna kadar proje ile ilgili olarak gerçekleştirilen tüm faaliyetleri kapsayan bir süreçtir. Proje tipi ne olursa olsun genellikle projeler aynı aşamalardan geçer.

Proje yaşam çevrimi için 4 aşamalı sistemi kullanan kurumlardaysa bir projenin yaşam çevrimi temel olarak 4 ana aşamadan oluşur:

• Başlangıç/Tanımlama

• Planlama

• Uygulama

• Kapanış

Başarılı bir proje

• Zamanında

• Ayrılan bütçe içinde

• Hedeflenen çıktıların elde edildiği projedir.

Projeler için yapılan tüm faaliyetler proje yönetimi süreçlerini oluşturur. Projelerin yönetimi sırasında pek çok süreç aynı anda yürümekte ve bu süreçler de belli aşamalarda birbiriyle bağlantılı bir dizi süreç grubunu oluşturmaktadır.

v  Başlangıç Süreç Grubu: Bir projenin ya da devam eden bir projenin bir aşamasının başlaması için onay alarak bu projeyi ya da aşamayı tanımlamak için gerçekleştirilen tüm süreçler bu grupta yer almaktadır.

v  Planlama Süreç Grubu: Projenin kapsamını ve hedeflerini belirginleştirip bu hedeflere ulaşılması için gerekli faaliyetlerin nasıl, ne zaman, nerede ve kiminle yapılacağının tanımlanması için gerekli süreçler bu grupta yer almaktadır.

v  Yürütme Süreç Grubu: Proje yönetimi planında onaylanan faaliyetleri tamamlamak için yerine getirilen tüm süreçler bu grup içindedir

v  İzleme ve Kontrol Süreç Grubu: Projedeki ilerlemeleri izlemek ve bunların plana uygunluğunu değerlendirmek, gerekiyorsa düzeltici faaliyetleri önermek biçimindeki süreçler, izleme ve kontrol süreç grubunu oluşturur. Bu süreç grubu, proje yönetiminin her aşamasında etkindir.

v  Kapanış Süreç Grubu: Projenin ya da bir aşamanın resmi kapanışında tüm süreç gruplarının faaliyetlerinin sonuçlandırılması için yürütülen süreçlerden oluşmaktadır.

PMI METODOLOJiSiNE GÖRE PROJE YÖNETiMi BiLGi ALANLARI

PMI metodolojisine göre proje yönetiminde süreçlerin başarıyla yönetilmesi için 9 farklı yönetim bilgi alanının kullanılmasının gerekliliği vurgulanmaktadır. Bu 9 proje yönetim bilgi alanı şunlardır:

• Proje Entegrasyon Yönetimi
• Proje Kapsam Yönetimi
• Proje Zaman Yönetimi
• Proje Maliyet Yönetimi
• Proje Kalite Yönetimi
• Proje insan Kaynakları Yönetimi
• Proje iletişim Yönetimi
• Proje Risk Yönetimi
• Proje Tedarik Yönetim