ÜNİTE 2
İNSAN KAYNAKLARI PLANLAMASI VE İŞ ANALİZİ
İnsan kaynakları yönetimi, organizasyona en önemli desteği sağlayan fonksiyonların başında gelmektedir. İşletmenin amaçları
doğrultusunda doğru insanın doğru yerde doğru zamanda bulunmasını sağla mak insan kaynakları yönetiminin önde gelen
amacıdır. Bu amacın gerçekleştirilmesinde en önemli rol insan kaynakları planlamasına düşmektedir. Kısacası insan kaynakları
planlaması insan kaynakları yönetiminin merkezini oluşturmaktadır.
İşletmeler mal yada hizmet üretip amaçlarına ulaşmak için sermaye, ham madde, makine, bilgi ve insan faktörünü doğru
zamanda doğru yerde doğru miktarda bulundurmalıdırlar. İşte bu noktadan yola çıkarak bir organizasyonun gelecekteki personel
ihtiyacını tahmin etme ve ihtiyaç duyulacak personelin sayısını ve tipini belirleme süreci insan kaynakları planlaması olarak ele
alınmaktadır. İhtiyaç duyulan personelin nitelik ve niceliklerinin tam olarak önceden belirlenmesi oldukça zor bir süreçtir. İşte bu
zor süreç işletmenin verimliliği ve karlılığı üzerinde doğrudan etkili olduğu için başarıyla gerçekleştirilmelidir.
İNSAN KAYNAKLARI PLANLANMASI KAVRAMSAL ÇERÇEVE:
Planlama Kavramı: İşletmenin geleceği ile ilgili olan planlama işletmenin nereye, nasıl gideceğinin belirlenmesidir. Planlama
herhangi bir konuyla ilgili olarak, ne , ne zaman, nasıl , nerede, kim tarafından , neden , hangi maliyetle ve hangi sürede
sorularına cevap vermeyi ifade eder. Bu sorulara cevap verilebilmesi bir planın var olduğunu göstermektedir.
Yöneticiler işletmenin elinde bulunan beşeri ve finansal kaynakları en iyi biçimde kullanarak verilen amaçları gerçekleştirme k
zorundadırlar. Plan bu kaynakların ne için ve nasıl kullanılacağını ayrıca iyi kullanılıp kullanılmadığını belirleyecektir. Planlamacılar
Olayların gelişme eğilimlerini ve özelliklerini inceleyerek belirli varsayımlarda bulunarak, bunların gelecekte de tekrarlana cağını
varsayarak buna göre çeşitli istatistiki teknikler kullanarak tahminlerde bulunurlar. Tahmin yapabilmek için yöneticilerin ellerinde
bazı bilgilerin bulunması ve saklanması gerekmektedir. Günümüzde planlama bilgi sistemleri desteğiyle gerçekleşmektedir.
Planlama sürecinin sonucuna ‘’Plan’’ Adını verilmektedir. Planlar amaçlara ulaşmak için gerekli olduğunu düşünülen eylemleri
resmi olarak şekillendirmektedir.
İşletme Planlarıyla İnsan Kaynakları Planları Arasındaki İlişki: İnsan kaynakları planlaması, organizasyonun insan kaynakları
ihtiyaçlarına temel planlama süreçlerinin uygulanmasını içerir. İnsan kaynakları planlarının etkili olabilmesi ,insan kaynaklar ı
planlarının organizasyonunun uzun dönemli planlardan ve faaliyet planlarından çıkarışmış olması gerekir. İnsan kaynakları
planlanmasının başarısı büyük ölçüde insan kaynakları bölümünün organizasyonunun planlama süreciyle yakından ilgilenmesine Bağlıdır. Stratejik planlar organizasyonun başarısı için çeşitli faktörleri bir araya getirmeye çalışır, genellikle organizasyonun kendi
sektöründe rakipleri arasında daha iyi pozisyona gelmesi üzerine odaklanmıştır.
İnsan Kaynakları Planlaması Kavramı: İnsan kaynakları planlaması, ilk akla geldiği biçimde bir işletme için sadece gerekli iş
gücünün sayısının belirlenmesi olarak ele alınmamalıdır. İnsan kaynakları planlaması kavramı çok daha kapsamlı bir yapıya
sahiptir. Kurumsal kaynak planlamasının iş gücü boyutunu, personel hareketinin planlanmasını, yükseltimin planlanmasını, işe
alma ve emekliliklerinin planlanmasını hatta eğitimin planlanmasını kapsamaktadır. İnsan kaynakları planlanması bir
organizasyonun gelecekteki personel ihtiyacını tahmin etme ve ihtiyaç duyulan personelin tam sayısını ve tipini gösterecek
programların planlanması sürecidir.
Etkili bir insan kaynakları planlaması, organizasyonun başarısının temel taşıdır. İdeal olarak planlamanın diğer insan kaynak ları
etkinliklerinden önce yapılması gerekmektedir. İnsan kaynakları planlanmasının etkili olması insan kaynakları yöneticisinin
planlama yöntemlerini organizasyon ihtiyaç ve kaynaklarına uygun olarak kullanmasına bağlıdır.
Bir organizasyonun başarısı, stratejik bir yaklaşımla hazırlanan insan kaynakları planlanmasının diğer planlara eklenmesine
bağlıdır.
İnsan Kaynakları Planlamasının Dönemleri: İnsan kaynakları planlaması organizasyonun planlama süreciyle yakından ilişkili
olduğu için zaman çerçevesi örgütsel planlarla bağlantılı olarak ele alınmalıdır. Örgütsel planlar genellikle Kısa(0-2 yıl), Orta (2-5
yıl) ya da uzun (5 yıldan fazla) dönemli olarak sınıflandırılır. İnsan kaynakları planları da örgütsel planlara paralel hazırlanmalıdır.
İnsan Kaynakları Planlamada İnsan Kaynakları Personelinin Rolü: Geleneksel insan kaynakları planları insan kaynakları bölümleri
tarafından başlatılır ve yönetilir. Oysaki insan kaynakları planlama için tüm bölümlerden bilgiye ihtiyaç vardır. Açıktır ki insan
kaynakları planlanmanın her adımı insan kaynakları personelinin ve organizasyondaki diğer bölüm yöneticilerinin ortak çabasıyla
gerçekleşme ve sentezlemedir. İnsan kaynakları personeli bölüm yöneticileri tarafından takip edilen tabloların oluşturulmasın ı
sağlar. Bölüm yöneticileri kendi insan kaynakları ihtiyaçlarını belirleyerek bu bilginin insan kaynakları personeline ulaşmasını
sağlarlar. İnsan kaynakları bölümüne gelen bilgi yığının maksimum etkinliğe ulaşması insan kaynakları personelinin yoğun
çabasıyla gerçekleşir.
İnsan Kaynakları Planlamasının Kapsamı: İlk yaklaşım ‘’bütüncül düzey’’ olarak adlandırılan insan kaynakları planlarıdır.
Organizasyondaki işler ve iş grupların tümü yada büyük bir kısmı için yapılır. Bir başka ifadeyle genellikle üst düzey yöneti m
dışındaki tüm işlerde ihtiyaç duyulan personel sayısı üzerine kuruludur.
İkinci Yaklaşım ‘’Temel roller’’ düzeyindedir. Mantıksal ya da deneyimler sonucu problem yaratan işler ya da organizasyon içi n
kilit pozisyonlar varsa öncelik bu gruplara ait olmalıdır.
İNSAN KAYNAKLARI PLANLANMASI SÜRECİ: İnsan kaynakları planlaması, talebinin tahmin edilmesi, personel arzının
belirlenmesi ve arz ve talebin karşılaştırılarak planların hazırlanmasını içeren üç unsuru temel almaktadır. Bu unsurlar amaç ların
belirlenmesi, çevre analizi, iş analizi, performans değerleme gibi unsurlarla desteklenmektedir. İnsan kaynakları planlaması
sürecine başlarken örgütsel hedefler ve stratejilere dikkat edilmelidir. İnsan kaynakları ihtiyaçları ve tedarik kaynakları h em dış
hem de iç değerlendirmeler yapılarak tahminler geliştirilmelidir. İç kaynakları değerlendirmek için bir insan kaynakları bilgi
sistemi üzerinden erişebilen sağlam bilgiler olmalıdır. Değerlendirmeler tamamlandıktan sonra, insan kaynakları talebi ve ins an
kaynakları arzı arasındaki uyumsuzluğu belirlemek için tahminler geliştirmelidir. İnsan kaynakları stratejilerini ve dengesizliğini
gösteren planlar hem kısa hem de uzun vadeli olarak geliştirilmelidir.
İnsan Kaynakları Talebi: İnsan kaynakları talebi, bir işletmenin gelecekte gereksinim duyacağı iş gücüdür. İnsan kaynakları talep
tahmini ise bir işletmenin kısa ve uzun vadede ihtiyacı olan iş gücünün sayı, tür ve nitelik olarak belirlenmesidir.
İşletmelerin personel ihtiyacını farklı biçimlerde tanımlamak mümkündür. Bunlar ,
*Gerçek Personel İhtiyacı *Yedek Personel İhtiyacı *Ek personel İhtiyacı *Yeni Personel İhtiyacıdır.
İnsan kaynağı talebi organizasyon genelinde ve/ veya birimlerin ihtiyaçlarına göre hesaplanabilir.
İlk yaklaşımda planlamada belirli ihtiyaçlar temel alınır. Terfiler , transferler ve işten ayrılmalar sonucunda oluşan ihtiyaçlar
oluşturulur. Analizler her zaman organizasyondaki yüksek pozisyonlardan başlar çünkü oradan terfi edebilecek daha yüksek bir
pozisyon yoktur.
İnsan Kaynakları Talebinin Belirlenmesine Yardımcı Araçlar: İnsan kaynakları talebinin tahminine yardımcı olan bilgilerin
başında iş analizi bilgileri ve personel dönüşüm oranı bilgileri gelmektedir. Personel devamsızlık oranı ve dış çevreyle ilgi li bilgiler
de insan kaynakları talebinin belirlenmesinde etkilidir.
*İş Analizi: Bir işin niteliği ve niceliği , gerekleri ve çalışma koşullarını çeşitli yöntemlerle araştırarak ortaya koyan bir çalışmadır.
İş analistleri, iş analizi yaparken temelde aşağıda yer alan 6 soruya yanıt ararlar. En basit haliyle bu sorulara verilec ek yanıtlar bir
iş analizi sonuçlarını oluşturur.
*Personel Ne Yapıyor (Personelin İşlevi) *Personel Ne İş Yapıyor (Yöntem ve Teknikler)
*İşte Ne Tür Yardımcı Araçlar Kullanılıyor ( Makineler, Aletler, Donanım) *Hangi Çıktılar Sağlanıyor (Üretilen Mal veya Hizmet)
*İş Hangi Koşullarda Yapılıyor (Çevresel Faktörler) *İşte Ne Tür Yetenek, Bilgi ve Tecrübe Gerekiyor ( İş gerekleri) İşletmelerde iş analizi süreci insan kaynakları bölümünün sorumluluğu altında yürütülür ve başlıca şu aşamalardan oluşur.
*Analiz edilecek işlerin belirlenmesi
*Bilgi toplama yönteminin belirlenmesi
*İhtiyaç duyulan bilgilerin toplanması
*Toplanan bilginin analizi, iş tanımları ve gereklerinin oluşturulması
*İş Tanımları: İş analizlerinin bir ustasıdır. İş analizinden sağlanan iş hakkındaki bilgiler iş tanımında belirli bir sistem altında
kısaltılarak kullanıma hazır hale getirilir. İş tanımlarının amacı, işletme içinde yapılan her işin nasıl yapıldığını tam ve doğru olarak
yansıtmaktır. İş birçok sayıda görevin birleşmesinden oluşur.
*İş Gerekleri: İşin değil , işi normal düzeyde yerine getirebilecek personelin profilini içerir. Kısacası işin , normal düzeyde yerine
getirilebilmesi için, o işi yapacak personelde bulunması gereken nitelikleri içerir.
*Personel Devri Hızı: Belirli bir faaliyet döneminde işletmeye giren ve işletmeden çıkan personel sayısını ifade etmektedir.
Personel devir oranı 3 aylık, 6 aylık ve yıllık dönemler olarak yapılabilmektedir.
*Devamsızlık Oranı: Belirli bir faaliyet döneminde personelin izin ve yıllık tatilleri dışında programlanmamış bir biçimde işe geç
gelmesi ya da hiç gelmemesi gibi devamsızlık nedeniyle kaybedilen çalışma saatlerinin işletmenin planlanan çalışma saatlerine
bölünmesiyle elde edilir.
*Dış Çevre Bilgileri: Enflasyon , faiz oranı, işsizlik oranı, iş gücü büyümesi, uluslararası Pazar fırsatları, nüfus bilgileri gibi bilgiler
düzenleyici kurumlar, Pazar araştırma raporları ve dış veri tabanlarından elde edilebilir. İnsan kaynağı talebini belirleyen işletme
dışı faktörler şöyle özetlenebilir.
-Ekonomik değişiklikler -Sosyal, politik ve yasal değişiklikler -Teknolojik gelişmeler -Rekabet koşullarındaki değişiklikler
İnsan Kaynakları Talep Tahmin Yöntemleri: İnsan kaynakları planlamacıları, hem iç hem de dış kaynaklarla ilgili bilgileri
toplayarak personel talebini tahmin ederler. Gelecekte ne kadar hangi özelliklere sahip personele ihtiyaç olacaktır? Sorusunu
yanıtlamaya çalışır. Bu tahminler geçmiş ve şu an hakkındaki bilgilerden ve geleceğin tahmin edilmesinden çıkartılır.
Talep tahmini farklı yöntemler kullanılarak yapılabilir ve farklı tahmin sonuçları belirlenebilir. En çok kullanılan tahmin y öntemleri
geçmiş eğilimleriyle geleceği gösteren değişkenler arasındaki ilişkilerdir. İnsan kaynakları talep tahmin yöntemleri temelde 2
gruba ayrılır bunlar;
1)Sezgisel Yöntemler: Geleceğin tahmininde insan bilgisinden yararlanır. Sayısal verileri göz önünde tutar fakat sezgisel
yöntemler, küçük işletmelerde ve insan kaynakları planlamasına yeni başlayan henüz bir veri tabanı olmayan ya da karmaşık
matematiksel modelleri kullanma deneyimi olmayan işletmelerde kullanılmalıdır. En basit sezgisel yöntemler;
*Aşağıdan Yukarıya (Birim) tahmin yöntemi: Her birim ya da bölümün kendi personel ihtiyaçlarını tahmin eder.
*Yukarıdan Aşağıya tahmin yöntemi: Deneyimli üst yöneticiler tarafından yukarıdan aşağıya doğru yapılan tahmindir.
*Delphi Yöntemi: Tahmin için grubun ortak karar vermesi yöntemi kullanan oldukça yapılanmış sezgisel bir yöntemdir.
Sezgisel yöntemi kullanan uzman ya da yönetici konu hakkında bilgili olmalıdır. Onların bilgisi, geçmiş ve şu anki personel s ayısı
,iş performansı, iş planı ve benzeri konularda sağlanan bilgiye eklenecektir.
2)Matematiksel Yöntemler: Basit ve Karmaşık olarak 2 kısımda ele alınabilir.
A)B asit M ate m atikse l Yön te m le r : Talep tahmininde sadece bir faktörü göze alarak tahmin yapılan yöntemdir.
Basit matematiksel yöntemler temelde,
*Verimlilik Oranı: Bir yılda üretilen ortalama ürün sayısının direkt personel sayısına oranı olarak belirlenir.
*Kadrolama Oranı: Direkt ve Endirekt işçiliğin kullanıldığı kadrolama oranı diğer işlerdeki personel gereksinmelerinin sayısını
hesaplayarak bulunur.
*Öğrenme ve Eğrileri: Verimlilik oranı temel alınarak yapılan tahminlerde öğrenme eğrileri de kullanılabilir. Verimlilik oranı
kazanılan deneyimle değişmeye başlayacaktır. Başlangıç periyodundan sonra verimlilik oranı giderek artmaya başlayacaktır.
B )Kar m aşık M ate m atikse l Yön te m le r : Bazı tahmin yöntemleri karmaşık istatistiksel teknikleri kullanırlar. Uzun
zamandır insan kaynakları planlaması yapan büyük organizasyonlar bu istatistiki yöntemleri kullanmayı tercih ederler. En çok
kullanılanlar; *Çoklu Regresyon: Bu yöntem insan kaynakları talebiyle ilişkili pek çok faktörü gelecekteki talebin tahmininde kullanılır.
*Doğrusal Planlama: Bu yöntem optimal personel düzeylerinin belirlenmesi üzerinde kuruludur.
İnsan kaynakları Arzı: İnsan kaynakları arzı, herhangi bir plan döneminde işletmenin sahip olacağı personeli ifade etmektedir.
Organizasyonun insan kaynakları arzını belirlemesi örgütte çalışanların durumunu nicelik ve nitelik açısından belirmeme
sürecidir. İnsan kaynakları arzının belirlenmesinde en çok başvurulan araçlar, Personel genel envanteri, Personel b eceri
envanteri, Yükseltim planlanma şemaları, Personel devir oranı ve Devamsızlık oranıdır. İnsan kaynakları arzının tahmin
edilmesinde izlenecek adımlar şu şekildedir;
*Personel envanterinin hazırlanması
*Planlama döneminde işletmeden çeşitli nedenlerle ayrılacak personelin sayısının tahmin edilmesi
*Personel envanterine, transferler ya da dışarıdan personel sağlamaya gelecek elemanların eklenmesi
*Yükselmeler sonucu sağlanacak personelin eklenmesi
*Tüm adımlar göz önüne alınarak insan kaynakları arzının belirlenmesidir.
İnsan kaynakları planlaması yapılırken uzmanlar genellikle ilk olarak insan kaynakları talebini tahmin ederler daha sonra da insan
kaynakları arzını belirlemeye gelir. İnsan kaynakları arzı iç insan kaynakları arzı ve dış insan kaynakları arzı olmak üzere 2 grupta
ele alınabilir.
1)İçsel İnsan Kaynakları Arzı: İçsel insan kaynakları arzı, işletmede bulunan mevcut personeli ifade eder. Bu personel ya d kendi
pozisyonunda ya yükselerek ya da organizasyonun herhangi bir yerindeki boşluğa transfer edilerek talebi karşılamaya yardım
edebilir. İçsel insan kaynakları arzı sürekli olarak değişim içindedir. İçsel arzı belirlemek ve gelecekteki arzı tahmin etmek için
planlamacılar bir arz bilgi sistemine ihtiyaç duyarlar. En basit biçimiyle bu sistem, organizasyondaki her iş için personel sayılarını
gösteren tabloları içermelidir. Küçük işletmeler için manuel bir sistem yeterli olabilir ancak büyük işletmeler personel bilgilerini
artan bir biçimde bilgisayarlarda saklamak gerekmektedir.
*Personel Envanteri: Çalışanların hakkındaki bilgileri düzenleyip gerektiğinde incelemek üzere hazır bulundurulduğu bir arşivdir.
Her işletme böyle bir envanter oluşturmak için kendisine gerekli olan bilgilere belirli ölçüde sahiptir. Bu envanter, yöneticilere
personelle ilgili konularda yardımcı olmaktadır. Per so n el g e n el envan teri ve b e ceri en van teri o lmak ü zere
ik i ç e şitt ir.
-Personel genel envanteri: Belirli bir dönemde işletmede çalışanların tümünün yaş, cinsiyet, eğitim, alınan ücret, kıdem ya
da statü gibi çok geniş bir bakış açısına göre sayılması ve sınıflandırılması faaliyetidir.
-Personel beceri envanteri: Mevcut personelin yetenek, beceri, eğitim deneyim gibi kişisel özelliklerini yansıtan bir
çalışmadır.
*Çalışma Koşulları ve İş zamanları: Demografik değişimler iş gücü çeşitlenmesine neden olmuştur. Bir çok işletme gerekli
yeteneklere sahip yeterli çalışana sahip olma kaygısıyla farklı çalışma programları kullanmaya başlamıştır. Dış kaynak kullanımı ve
koşullu çalışan kullanımı insan kaynakları planlanmasının bir parçası olarak kabul edilmelidir.
Çalışanların iş kanunu çerçevesinde belirlenen tam gün , 8 saat boyunca taftada 5 gün, çalıştıkları geleneksel çalışma planı
dönüşüm içerisindedir.
-Esnek Çalışma saatleri: Esnek çalışma takviminin yeniden dizayn edilmiş bir başka türü de çalışanların günlük saatleri
belirlenmiş şekilde çalışması ancak başlangıç ve bitiş saatlerinde esneklik sağlama türüdür.
-Alternatif Çalışma Düzenleri: İşletmelerin günümüzde çok farklı çalışma düzenlemelerini kullanarak insan kaynakları planı
yapması söz konusudur. Bazı çalışanlar yarım gün evde ve yarım gün ofiste çalışmakta ve diğer ofis çalışanları ile ofis alanı nı
paylaşmaktadırlar. Tele çalışma ise uzaktan elektronik bilgisayar ve telekomünikasyon ekipmanları ile çalışmaktadır.
2)Dışsal İnsan Kaynakları Arzı: İnsan kaynakları pazarıyla ilgili bilgiler, Makro insan kaynakları bilgilerinden oluşmaktadır ve
gelecekteki personel gereksinmesinin karşılaşılabilme olasılıklarını içermektedir. İşletmenin çalıştığı bölge ya da faaliyet alanında
yer alan işletmelerdeki insan kaynakları arz ve talebi , işsizlik durumu ve personelin beceri karışımını gösteren veriler bu grupta
yer almaktadır. Gelecekte işletmenin ihtiyacı olabilecek nitelikli personelin tahmininde dış iş gücü piyasası verileri önemli bir role
sahip olacaktır.
Tahmin Yönteminin Belirlenmesinde Göz Önüne Tutulması Gereken Unsurlar: İnsan kaynakları , talep ve içsel arzı belirlemek
için pek çok yöntem kullanabilir doğaldır ki tüm organizasyonlar ve durumlar için hepsi uygun olmayacaktır. Bu yüzden insan
kaynakları uzmanları organizasyonun durumuna en uygun yöntemi belirlemek zorundadırlar. Aşağıda yer alan faktörler tahmin
yöntemini belirlerken göz önünde bulundurulmalıdır.
*Durağanlık ve Keskinlik *Verilerin Uygunluğu *Personel Sayısı *Kaynakların Uygunluğu *Zaman *Yöntemin güveni
İnsan kaynakları Arz ve Talebin Karşılaştırılıp Planlarının Hazırlanması: İnsan kaynakları planlamasının amaçların, arz ve talebin
belirlenmesinden sonra gelen aşaması olan arz ve talebin karşılaştırılması insan kaynakları planlanmasıyla ilgili son kararın
verilmesine yardımcı olan aşamadır. Yönetim en çok önem verildiği aşamada arz ve talebin karşılaştırılmasıdır. Genellikle ins an
kaynakları planları dendiğinde , arz ve talebin karşılaşması anlaşılmaktadır. İnsan kaynakları arz ve talebin belirlenmesi
karşılaştırma yapılmasını ve bunların nasıl dengeleneceği konusunda karar verilmesini gerektirir. İnsan kaynakları arzının talebinden az olduğu durumda, işletmenin amaçlarını gerçekleştirmek için mevcut personelin eğitilmesi,
vardiya sayısının artırılması ya da fazla mesai gibi seçenekler uygulamaya sokulabileceği gibi yeni personel alımı da tercih
edilebilir.
İnsan kaynakları arzının talebinden fazla olması durumunda ise fazla personelin maliyeti ile elden çıkarmanın maliyeti incelenir,
işletmenin amaçlarında değişikliğe gidilip gidilmeyeceği ve öngörülen dönem içinde iş hacminde oluşabilecek artışlar, göz önü ne
alınarak karar verilmesi gerekir.
İnsan kaynakları arz ve talebinin karşılaştırılması ve değerlendirilmesi sonucunda eğer varsa yedekleme planları ve kariyer
planlarında gerekli değişiklikler yapılır.
Yedek Planlaması: Yedekleme planlama, insan kaynakları planlama uzmanları ve faaliyetlerinin mevcut personelin gelecekteki
organizasyon içi iş yerleştirmeleriyle ilgili kararlarda kullanıldıkları organizasyondaki bireylerin üst düzeylere hareketler iyle ilgili
planların oluşturulduğu bir süreçtir.
Kariyer Planlaması: Kariyer planlarının hazırlanmasında insan kaynakları planlama sonucunda elde edilen bilgiler ve özellikle
performans bilgileri kullanılır. İnsan kaynakları planı uzun vadeli ile yönlendirilmelidir. Özetle, insan kaynakları planı gelecekte
hangi pozisyonlara çalışan alınması olasıdır, çalışanlara ne gerekecektir, çalışanların eğitim ve gelişimi ne olmalıdır konul arını
tanımlayan bir yol haritasıdır. Yedekleme planlaması yoluyla, çalışanların kariyer yolları örgütsel gereksinimler ile tutarlı bireysel
ihtiyaçlara uyarlanabilir.
İNSAN KAYNAKLARI BİLGİ SİSTEMİ KAVRAMI: İnsan kaynakları bilgi sistemi kavramıyla, yönetimin insan kaynakları yönetimi
alanında karar vermelerine yardımcı olması için bilgi geliştirmesi ve kullanımına ilişkin çalışmalar kastedilmektedir. İnsan
kaynakları bilgi sistemleri hat ve kurmay yöneticilere işletmede çalışanlarla ilgili sağlıklı bilgiler sağlayarak insan kayna kları
yönetimi politikası ve uygulamalarının etkinliğine katkıda bulunur.
Personel kayıtlarının tutulması, yasal zorunluluklar gibi rutin işler yöneticilerin zamanını almaktadır.
İnsan kaynakları bilgi sistemi kavramı, iş dünyasında sık kullanılmaktadır. Bu kavram İKBS şeklinde kısaltılmış olarak da lit eratüre
girmiştir.
İnsan kaynakları bilgi sistemi kavramı ‘’bir organizasyonun insan kaynakları, personel faaliyetleri ve örgütsel birim özellikleriyle
ilgili ihtiyacı olan verilerin toplanması, saklanması, korunması ve güncelleştirilmesi için sistematik bir süreç’’ biçiminde
tanımlanmaktadır.
İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin İnsan Kaynakları Planlaması Açısından Önemi: Bilgisayarlı insan kaynakları bilgi sistemi insan
kaynakları bölümüne sayısız faydalar sağlar. Her insan kaynakları fonksiyonu faaliyetlerinin tümünde ya da bir kısmınd a
bilgisayarlardan yararlanırlar. İnsan kaynakları fonksiyonlarının otomasyonu aşağıda yer alan yararları sağlayacaktır.
*Veri doğruluğunda artış *İşlem hızında artış *Daha kullanışlı ve kaliteli sonuçlar *Verimlilikte artış
Veri Doğruluğunda Artış Sağlanması: Bilgisayar sistemleri genellikle kritik düzenleme ve geçerlilik kurallarını içerir. Bu kurallar
sadece sistemin kabul ettiği veri girişine izin verir. Belirli veri alanları için seçilmiş kriterler vardır.
İşlem Hızında Artış Sağlaması: Bilgisayarlar; veri girişi, güncelleme, hesaplama, sınıflandırma ve raporlama konularında manuel
işlemlerinden hızlı olabilirler. İnsan kaynakları bilgi sistemi çalışanlarla ilgili bir raporu anında hazırlayabilirler. Bu h ız büyük bir
avantaj sağlar.
Kalite ve Gelişmiş Sonuçlar Yaratması: İnsan kaynakları bilgi sistemleri, verileri kolaylıkla tasnif edebilir, hesaplayabilir ve
değişkenler arasında bağlantı kurabilir. Bu nedenle kullanıcılar insan kaynakları sorunlarıyla ilgili daha detaylı bilgiler e lde
edebilirler.
Verimlilikte Artış Sağlaması: İnsan kaynakları bilgi sisteminin verimliliği arttırmasında 3 temel alan söz konusudur. Bunlardan ilki,
iş gücünün kalitesinin arttırılması, İkincisi düzenleyici işlemlerin kolaylaştırılması, üçüncüsü ise giderlerin kontrolüdür. Bunların
verimlilik üzerindeki etkisi ise aşağıda yer alan unsurlar yardımıyla gerçekleşir.
*İş Gücünün Kalitesinin Arttırılması,
-Daha uygun kişilerin işe alınmasıyla
-Daha iyi eğitim ve geliştirmeyle
-İstekli personelin elde tutulmasıyla sağlanabilir
*Düzenleyici Yasal İşlemlerin Kolaylaştırılması
-Eşit iş fırsatları raporlarının hazırlanmasıyla
-Sendikalar ile ilgili uzlaşmaların ve diğer ilave yardımların raporlanmasıyla
-İşçi sağlığı ve iş güvenliği raporlarının hazırlanmasıyla gerçekleştirilebilir.
*Giderlerin Kontrolü
-Tam anlamıyla ücret/yardım yönetimi metotları ve analizlerinin uygulanmasıyla
-İsteğe bağlı olarak (Ad Hoc) hazırlanan raporlar yardımıyla tüm soruları cevaplayabilmesi
-Daha uygun eğitim ve geliştirme yöntemlerinin uygulanmasıyla
-Daha bağımsız kullanıcılara sahip olmayla gerçekleştirilebilir. Bilgi say ar d esteğ i ile g erçekl e ş en iş gü cü p lan laması i şl etm el ere a şağ ıd ak i
fay d ala rı sağla r,
-İnsan kaynağının etkinliğini arttırmak
-Personel faaliyetleri ile organizasyonel amaçlar arasındaki uyumu etkinleştirmek
-Yeni personel sağlanmasında ekonomiği sağlamak
-İnsan kaynakları bilgi sisteminin, personel faaliyetleri ve diğer organizasyonel birimleri beslemesini sağlamak.
-Personel bulma, seçme, kariyer planlama gibi diğer insan kaynakları faaliyetleri arasında koordinasyonu sağlamaktır.
Dünya çapında işletmeler işletme faaliyetlerinin önemli bir kısmını web ortamına taşımışlardır. Faaliyetlerin web ortamında
gerçekleşmesinin temelinde iki neden vardır. Bunlar,
*Bürokrasinin azalması *Maliyetlerin düşürülmesi ile değer yaratmadır.
E-İnsan Kaynakları,
*Personele kendi kariyerlerini planlama konusunda yeni fırsatlar sunmaktadır.
*Yeteneklerini geliştirmekte ihtiyaç duydukları araçları sağlayarak, kişisel gelişim, bilgi, ve becerileri doğrultusunda ilerlemelerine
yol göstermektedir.
*Personel ve yöneticilerin işletme hedef ve amaçları doğrultusunda ortak hareket etmelerinde büyük katkı sağlamaktadır.
