1. Ünite – Muhasebe Bilgi Sistemi
BİLGİ İŞLEME
Bilgi işlemenin gelişimine ve bilgisayarların ortaya çıkışına tarihsel perspektiften bakıldığında bilinen bir araç olan Abacus'le bu süreci başlatabiliriz Bugün bile ilkokullarda öğrencilerin aritmetiksel işlemler yapmada kullandıkları Abacus, bundan binlerce yıl önce Çinliler tarafından kullanılmıştır. Bir takım durumları, sayılarla göstermek ise yine bilgi işlemenin temelini oluşturmaktadır. Örneğin, eski Mısır'da sayılar ilginç sembollerle ifade edilmiş ve papirüsler üzerine işlenmiştir.
Veri ve Bilgi Kavramları
Veri, "Data" karşılığı kullanılan ve "Datum" sözcüğünün çoğulu olan bir kavramdır. Veri kavramı, çeşitli durumların, gözlemlerin veya oluşumların her türlü gösterimidir. Bu gösterimler, nümerik veya alfabetik karakterler ya da semboller olabileceği gibi, çeşitli biçimlerdeki grafik çizimler ve diğer tür grafik gösterimler şeklinde de olabilir.
Bilgi İşleme ve Sistem
Bilgi işleme kısaca, veriyi bilgiye dönüştürme süreci veya veriyi kullanılabilir ve anlamlı kılan her türlü eylem olarak tanımlanabilir. Bilgi işleme sürecinde, işlevsel öğeler sırasal biçimde bir araya gelerek amaca yönelik sonuçları üretirler. Sistem kuramcısı Russel L.Ackoff, bir sistemi geniş olarak ve genel hatlarıyla, biribirine bağlı bölümlerden oluşan kavramsal veya fiziksel bir varlık olarak tanımlamaktadır. Sistemlerle ilgili, fizik ve biyoloji bilimlerinde, modern teknolojide, sosyal bilimlerde birçok tanım yapılmaktadır Her sistem için üç temel bileşen; girdi, işleme ve çıktıdır. Bir bilgi işleme sistemi ise, verileri girdi olarak kabul ederek işleyen ve bilgi çıktısı olarak veren bir sistemdir
Sistem kavramı, önem taşıyan ek iki bileşeni de içermektedir. Bunlar "geribildirim" (feedback) ve "kontrol" bileşenleridir Geribildirime dayalı kontrol ile sistemin ürettiği çıktı, girdi olarak geri verilerek sistemin amacından sapan durumların girdi ve işlem eylemleri üzerindeki düzeltmeleri gerçekleştirilir ve gerekli öz denetim sağlanmış olur. Geribildirim-kontrol kavramı, bilgi işleme sistemine de uygulanabilir bir nitelik taşımaktadır
BİLGİ TEKNOLOJİLERİ ORTAMINDA BİLGİ İŞLEME
Bilgi Teknolojisi (BT)
Bilgiyi yaratmaya, değiştirmeye, saklamaya, kullanmaya, çoğaltmaya, paylaştırmaya, geliştirmeye, bütünleşik ve etkileşimli hale getirmeye yönelik karmaşık yapının tümü, bilgisayar temelinde işlev gören Bilgi Teknolojilerini oluşturmaktadır
Günümüzde yaşamımızı karmaşık, yoğun ve bütünleşik bir BT ortamında sürdürmekteyiz. Bu durum yaşantımızı birçok alanda ve noktada kolaylaştırırken bir yandan da bu sistemlere bağımlı hale getirmiştir. Bu sistemlerde oluşabilecek bir aksama, kesinti veya bozulma tüm yaşamımızı altüst edecek noktaya gelmiştir. İletişim, ulaşım, sağlık, eğitim, endüstri, ticaret vb. neredeyse her şey ve doğal olarak tüm yaşamımız BT’lere bağlıdır/bağımlıdı Bilgisayarla
Bilgi İşlemenin temel bileşenleri aşağıdaki içeriğe sahiptirler:
Girdi Veri, bilgi için gerekli olan öğeler, örgütsel kaynaklar.
İşleme Girdileri çıktılara dönüştüren ve bilgisayar donanımını, yazılımını, personelini, veri tabanını ve yordamlarını kullanan bilgi teknolojisi.
Çıktı İşlemsel bilgi sistemlerince yerine getirilen işlemler.
v Yönetim bilgi sistemlerince, yönetim için yapılan yönetim raporları
v Karar destek sistemlerince sağlanan yönetsel karar desteği.
v Programlanmış karar sistemlerince sağlanan özdevimli, programlanmış karar alma.
Geribildirim ve Kontrol Optimum yeterliliği ve etkinliği sağlamak için izleme ve düzeltme bilgi sistemini temel alan bilgi kaynak yönetim işlevi.
Saklama Her işlem adımında ve karar desteğinde sistemin gereksindiği veri ve bilgiyi uygun yöntemlerle saklama ve koruma.
MUHASEBE BİLGİ SİSTEMİ (MBS)
Buraya dek; bilgi sistemi, bilgi teknolojileri, bu yapıların etkileşimi ve bütünleşikliği üzerinde durduk; artık işletme bilgi sistemlerinden en eski ve yaygın biri olan ve giriş bölümünde tanımını yaptığımız Muhasebe Bilgi Sistemini, yaptığımız açıklamalar çerçevesinde yeniden tanımlayabilir ve diğer bilgi sistemleri içindeki yerini belirleyebiliriz. MBS, karar alıcıların gereksindiği muhasebe verisini toplayan, saklayan ve işleyerek raporlayan bir bilgi sistemdir.
Yönetim Bilgi Sistemi (YBS) ve Muhasebe Bilgi Sistemi (MBS) İlişkisi
YBS ve MBS ilişkisini ele almadan önce, yönetim muhasebesi ve finansal muhasebe kavramları üzerinde kısaca durmak yararlı olacaktır. Finansal muhasebe; işletmenin, üçüncü şahıslar olarak adlandırılan diğer işletmelerle ve/veya diğer kişilerle olan ticari kaynaklı ilişkilerini izlemeye yoğunlaşmıştır. "Genel muhasebe" olarak da adlandırılan finansal muhasebe, bu ilişkiler içinde ortaya çıkan borçların, alacakların, nakit giriş ve çıkışlarının hesaplar olarak kayıtlanmasını ve sonuçlarının saptanmasını üstlenir. Bunu gerçekleştirirken belirli ilkelere, yasalara ve ölçütlere uymak zorundadır.
Finansal Muhasebenin Amaçları
Finansal muhasebenin amaçları "Muhasebe nedir?" sorusu içinde toplanmaktadır. Bunun yanıtı ise muhasebenin bir bilgi sistemi olduğudur. Bu bağlamda finansal muhasebenin amacı, ekonomik kararlar için gereksinilen yararlı bilgiyi sağlamak olarak özetlenebilir.
Finansal muhasebenin önemli bir kısmını verilerin derlenmesi, sınıflanması, işlenmesi ve özetlenmesi oluşturmaktadır. Bu süreç, finansal tabloların ve finansal nitelikli raporların elde edilmesini sağlayan bir süreçtir.
Finansal muhasebenin önemli bir kısmını verilerin derlenmesi, sınıflanması, işlenmesi ve özetlenmesi oluşturmaktadır. Bu süreç, finansal tabloların ve finansal nitelikli raporların elde edilmesini sağlayan bir süreçtir. Finansal muhasebe bilgisinin yatırım ve borç kararlarında kullanılmasında yatırımcılar ve kredi verenler işletmenin şu yönlerini değerlendirirler:
Kârlılık, Likidite, Ödeme gücü, İstikrar, Büyüme kapasitesi
Yönetim Muhasebesinin Amaçları
Yönetim muhasebecileri farklı örgütsel görevlere ve işlevlere sahip olabilirler. Ancak işlevleri çoğunlukla iki temel görevi içerir. Bunlar;
Ø Bilgi sağlamak,
Ø Karar verme sürecine katılmaktır.
Farklı düzeylerdeki yönetim muhasebecileri;
Planlamadan, Değerlendirmeden, Kontroldan, Muhasebeleştirilebilirliğin oluşturulmasından, Dış raporlamadan sorumludurlar.
Bu sorumluluklar;
- Raporlama,
- Açıklama,
- Kaynak yönetimi,
- Bilgi sistemleri geliştirme,
- Yeni teknoloji kullanma,
- Veri ve bilginin kesinliğini doğrulama,
- Örgütün yönetimi işlemlerinin, yerine getirilmesiyle karşılanır.
MBS’nin YBS İçindeki Yeri ve BT
MBS, YBS’nin bir alt sistemidir. MBS diğer alt bilgi sistemlerini önemli ölçüde etkileyen ve yönlendiren bir özelliğe sahiptir. MBS, YBS’nin gereksindiği tüm bilgiyi ve YBS için finansal muhasebe verilerinin dış raporlama gereksinmesini yerine getiren bir sistemdir
Pazarlama Bilgi Sistemi: Pazarlama işlevince kullanılacak olan bilgileri sağlayan bir YBS’dir. Bu bilgilerin çoğu işletmenin muhasebe bilgi sistemince üretilen bilgilerdir. Satış özetleri ve maliyet bilgileri örnek olarak gösterilebilir.
İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi: İnsan kaynakları işlevince kullanılacak olan bilgileri sağlayan bir YBS’dir. Bu bilgilerin çoğu, işletmenin muhasebe bilgi sisteminden elde edilir. Ücretler, ücretlerden kesilen vergiler ve kıdem tazminatları özetleri örnek olarak verilebilir.
Üretim Bilgi Sistemi: Üretim işlevince kullanılacak olan bilgileri sağlayan bir YBS’dir. Bu sistem için de gereksinilen bilgilerin çoğu, muhasebe bilgi sisteminden sağlanır. Malzeme stoklarına ilişkin bilgiler ve maliyet bilgisi örneklerden birkaçıdır
Finansal Bilgi Sistemi: Finansman işlevince kullanılacak olan bilgileri sağlayan bir YBS’dir.
Doğallıkla finansal bilgi sisteminin bilgi kaynağı muhasebe bilgi sistemi uygulamalarıdır. Nakit akışları ve ödemelere ilişkin bilgiler örnek olarak verilebilir.
MUHASEBE ORGANİZASYONU
Genel anlamıyla organizasyon (örgütleme) belirli bir amacın gerçekleştirilmesi için yapılacak işleri, bu işlerin çalışacak kişiler arasında bölünmesini ve kişiler arasındaki ilişkilerin belirlenmesini içerir. Muhasebenin yapısal organizasyonu da, muhasebe işlevleri ile ilgili işlerin belirlenmesi, gruplandırılması, gruplara ayrılan işlerin kademeler ve kadrolar halinde düzenlenerek aralarındaki ilişkilerin kurulması ve her kadronun belirli yetkilerle donatılması ile oluşur. Muhasebede bilgisayar kullanımı ile örgütlemede yapısal bir değişikliğe yol açılacaktır. Bu yapısal değişiklik bilgi işlem bölümünün daha önce de değindiğimiz bağlanma yeri ve muhasebe personelinin işlevlerindeki değişikliktir.
Belge ve Fiş Düzeni
İşletmede, işleyen bir muhasebe sisteminin kurulması için, yetki ve sorumluluklarla donatılmış kadroların oluşturulması yeterli olmaz. Yapısal organizasyonların işleyebilmesi için iletişim düzeninin kurulması gerekir, bu nedenle her örgüt önce iletişim kanalları ile ilgili olarak çeşitli yöntem ve yordamlar geliştirir. Muhasebenin temel konusunu oluşturan işlemi (muhasebe olayı) temsil eden verilerin taşınması gerekir; söz konusu veri akışı vazgeçilmez nitelikte olup, tüm iletişimin hızlı ve eksiksiz sağlanması zorunludur. BT ler bu olanağı sağlamada oldukça gelişmiş bir yapıyı sunmaktadırlar. Ancak önemli olan, işlenmesi gerekli belgelerin BT ortamında işlenme yöntemidir. BT ortamındaki bir organizasyonda göze çarpan temel özellikler şu şekilde özetlenebilir:
Ø Belge düzeni köklü bir biçimde değişmiştir,
Ø Uygun bir kodlamaya ve hesap planına gereksinme duyulacaktır,
Ø Hesapların kullanılışı ile kayıt düzeni teknolojik olarak değişmiştir,
Ø Organizasyonun rapor verme ve hazırlaması değişerek mükemmelleşmiş, böylece karar alma süreci olumlu yönde etkilenmiştir,
Hesap Planı
Hesap planı, belirli bir hesap çerçevesine ya da genel hesap planına dayanarak, kurum ve işletmelerde tutulan ana hesapları "büyük defter hesaplarını", hesapları, ashesapları ve ayrıntı hesaplarını, belirli bir sistem içinde amaca, plana, denetime uygun bir biçimde tanımlayan, kesin olarak sınırlayan ve açıklayan, aynı iş olgularının sürekli ve duraksamadan aynı hesaplara işlenmesini ve aynı hesaplarda izlenmesini sağlayan özel bir yönergedir.
İŞLETME BİLGİ SİSTEMLERİ VE MBS
İşletmeler; Üretim, Pazarlama, Finans, Muhasebe, İnsan Kaynakları, Stok Yönetimi gibi işlevsel birimler oluşturarak, amaçlarını gerçekleştirmeye çalışırlar. Sıraladığımız bu birimlerin işlev görmesi ise her bir birimin; Gelir, nakit, satınalma, stok, ücretler, üretim gibi belirli döngüleri uygun biçimde tasarlayarak kullanmasıyla ve yine bu döngülerin uygun şekilde birbirleriyle ilişkilendirilmesiyle olanaklıdır
BÜYÜK DEFTER İŞLEME SİSTEMİ
Veri Girişi ve İşleme
Doğal olarak büyük defter, çeşitli işletme olaylarına ilişkin bilgi işleme sistemleriyle ilişki içindedir. Büyük defterin işlenmesi; çeşitli sistemlerden büyük deftere gelen işlem verilerinin kaydedilmesi ve finansal rapor ve tabloların yaratılmasını içerir.
Uygun bir büyük defter işlemleri işleme sistemi;
Tüm mali karakterli işlemleri hızlı ve tam olarak kaydetmeli, Mali karakterli işlemler uygun hesaplarda sınıflandırmalı, Hesaplar arasında borç ve alacak eşitliklerini sağlamalı (mizan),
Bunların başarılabilmesi için kaydetme ve raporlama döngüsünün şu fonksiyonları yerine getirmesi gereklidir.
- Verilerin Toplanması
- İşleme
- Verilerin Saklanması
- Muhasebe Kontrollerinin Oluşturulması
- Finansal Raporların Hazırlanması
- Veri ve Hesapların Sınıflandırılması ve Kodlanması
RAPOR ÜRETME SÜRECİ
İşlemsel ve Yönetsel Raporlar
Muhasebe kayıt sistemi tarafından üretilen finansal raporlar üç ana grupta sınıflandırılabilir.
Analiz Raporları: Bu raporlar muhasebe defterlerine yapılan kayıtların doğruluğunun analiz edilmesinde kullanılmaktadır. Mizanlar bu grup raporlara verilebilecek en önemli örnektir.
Finansal Tablolar: Gerek işletme içi kullanıcılar, gerekse işletme dışı kullanıcılar için finansal tablolar hazırlanmalıdır. Bilanço, gelir tablosu, satışların maliyeti tablosu, fon akım tablosu, nakit akım tablosu, kâr dağıtım tablosu ve öz kaynaklar değişim tablosu düzenlenecek finansal tablolara örnektir
Yönetsel Raporlar: Özellikle işletme yöneticilerinin karar almalarında gerekli olan bazı raporlar da muhasebe kayıt sistemi tarafından üretilmektedir. Bu raporların birçoğunda işletmenin mevcut finansal tablolarındaki bilgiler kullanılmaktadır.
